Plan B

La saison des événements est à nos portes : cocktails, mariage, 5 à 7, tournois de golf… Le Magazine s’est entretenu avec une pro de l’organisation pour connaître tous les dessous d’un métier qui va à 200 à l’heure (et pour nous donner la recette gagnante d’un party réussi) !

La recette gagnante d’un party réussi !

Lucie est une femme aux multiples tentacules, elle peut gérer 33 choses en même temps. Elle est capable à la fois d’être la chef d’orchestre d’un souper avec 1 000 personnes, tout en siégant au conseil d’administration de la Fondation patrimoine SJDC, ce site patrimonial à Notre-Dame-de-l’Île-Perrot.


Des partys de famille de 12 personnes jusqu’aux grands événements corpos en passant par les collectes de fonds pour les OBNL, Lucie a l’habitude de s’adapter à toutes sortes d’événements, des plus économes aux plus époustouflants. « La plus grande qualité que doit avoir un organisateur, c’est la capacité de se tourner sur un 10 cents. Il m’est déjà arrivé d’avoir à planifier un événement de A à Z, minute par minute, et d’être obligé de tout retourner de bord le jour même de là l’importance de toujours avoir un plan B ».  Mais pour arriver à faire cela, il faut être entouré des bonnes personnes. C’est pourquoi elle aime beaucoup commencer par trouver l’endroit où aura lieu l’événement pour s’assurer de travailler avec une équipe professionnelle qui fera tout pour satisfaire nos demandes.

Le diable est dans les détails

Elle suggère aussi de respecter scrupuleusement l’horaire qui a été annoncé. « Même si on change tout l’ordre de la soirée, on se doit de respecter l’horaire, les gens ont une vie et il faut en tenir compte. Quand Céline Dion est dans l’un de tes événements et qu’on te dit qu’à 7 h 02 elle doit être partie, tu t’assures qu’elle décolle (à l’heure prévue) à cette heure-là. »
Nous n’avons peut-être pas toute l’occasion de côtoyer La Céline, mais on peut s’imaginer que chaque invité a la même importance. Selon la propriétaire de Plan B, le temps ne devrait pas être la seule chose qui doit nous obséder. « Le diable est dans les détails » dit-elle. Bien qu’il est important d’avoir une vue d’ensemble, de savoir qui fait quoi à quel moment, les petits détails sont cruciaux. Il suffit qu’un petit quelque chose nous échappe et c’est là que nous ne sommes plus en contrôle.

Quand un événement est un succès

La première chose à laquelle pense Lucie lorsqu’elle débute l’organisation d’un événement, c’est « le feeling que les invités auront en quittant ».  Pour ce faire, elle peaufine son scénario et s’assure de multiplier les petites attentions, car comme elle le dirait « Tout le monde a besoin de cela ». C’est la meilleure façon de démontrer à nos invités qu’ils sont appréciés.


Et si vous êtes trop débordés ou que vous n’avez pas confiance
en vos capacités d’organisation, votre plan A devrait toujours de
faire appel à plan B.

6 étapes d’un événement réussi :


  • Penser au feeling que l’on veut que les convives aient en partant

  • Trouver un lieu

  • Créer son scénario

  • Penser aux moindres détails

  • Être en contrôle (savoir ce qui se passe et qui fait quoi)

  • Offrir de petites attentions

Coordonnées

514 264-3495
info@evenementsplanb.ca
evenementsplanb.ca/